הסכם עיבוד מידע (נספח מחזיק)

גרסה 2026-10-01.3. הנספח הזה הוא חלק מתנאי השימוש ונכנס לתוקף עם אישור תנאי השימוש (בפתיחת החשבון, או בכניסה הראשונה למשרד כשהחשבון נפתח על ידי Paperbot). הוא ההסכם הנדרש לפי תקנה 15 לתקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), התשע"ז־2017, בין המשרד כבעל השליטה במאגר לבין Paperbot כמחזיק, ומסדיר את כל העיבוד ש־Paperbot מבצע עבור המשרד. בענייני מידע הוא גובר על תנאי השימוש.

1. תפקידים

• המשרד: בעל השליטה במאגר המידע על לקוחותיו לפי חוק הגנת הפרטיות, התשמ"א־1981. הוא קובע את מטרות העיבוד ואת היקפו, ונושא בחובות בעל השליטה, לרבות ההודעה לנושאי המידע והמענה לפניותיהם.
• Paperbot (ניאו זינו, עוסק פטור): מחזיק. מעבד את המידע אך ורק לפי הוראות המשרד ולצורך מתן השירות, ונושא בחובות המחזיק לפי החוק והתקנות במישרין.
• ההודעה ללקוחות. ההודעה ש־Paperbot נותן ללקוחות המשרד בדף ההעלאה ובדף מדיניות הפרטיות ניתנת מטעם המשרד, לצורך איסוף המסמכים שהמשרד ביקש. משרד שמשתמש במסמכים מעבר לכך (למטרה אחרת, או במסירה לגורמים אחרים) נותן ללקוחותיו הודעה משלו, למשל בקישור למדיניות הפרטיות שלו בהגדרות (לשונית "פרטיות", השדה "קישור למדיניות הפרטיות שלכם"), שמופיע ללקוח בדף ההעלאה.

2. מהות העיבוד

3. הוראות המשרד

Paperbot פועל רק לפי הוראות המשרד. ההוראות ניתנות דרך המערכת: אילו אנשי קשר, אילו מסמכים, איזה ערוץ, מרווח התזכורות ומספרן, ומשך שמירת הקבצים. הוראה חריגה ניתנת בכתב ל־privacy@paperbot.co.il. אם Paperbot סבור שהוראה מפרה את הדין, יודיע למשרד ולא יבצע אותה.

4. התחייבויות המחזיק (לפי גילוי הדעת את/1/22 של לשכת עורכי הדין, סעיף 17.14.7)

1. המידע אינו קניינו של Paperbot. ל־Paperbot אין כל זכות לעיין במידע או להשתמש בו שלא לצורך ההתקשרות הזו. עיון בתוכן מסמך ייעשה רק לבקשת המשרד לצורך טיפול בתקלה, ויתועד.
2. אין שימוש אחר. לא לפרסום, לא לטיוב נתונים, לא לאימון מודלים, לא למכירה, לא לשום מטרה אחרת. חריג אחד, לטובת נושא המידע עצמו: מי שבחר להפסיק לגמרי הודעות מ־Paperbot נרשם ברשימת חסימה אחת לכל המשרדים, כדי שאף משרד לא יפנה אליו דרך השירות. הרשימה מכילה טלפון ומייל בלבד, אינה נגישה למשרדים, ואינה משמשת לשום דבר אחר.
3. אין העברה לצד שלישי, למעט ספקי המשנה שבסעיף 7, שכל אחד מהם מחויב בחובות שאינן פחותות מאלה שבנספח זה.
4. אבטחה בהתאם לרגישות המידע, כמפורט בסעיף 5 ובדף אבטחת מידע.
5. גיבוי: ספק מסד הנתונים מבצע גיבוי יומי אוטומטי של מסד הנתונים. הקבצים שהלקוחות מעלים מועתקים בכל לילה לאחסון פרטי נפרד, באותו פרויקט אצל אותו ספק בפרנקפורט, ועותק הגיבוי של קובץ נמחק יחד איתו (ובכל מקרה בבדיקה הלילית שאחרי מחיקתו). Paperbot אינו מחזיק גיבויים או עותקים על מחשבים אישיים או במדיה ניידת.
6. דיווח מיידי על אירוע אבטחה ועל כל הליך משפטי הנוגע למידע, לפי סעיפים 9 ו־10.
7. מחיקה בסיום ההתקשרות, אך לא לפני שהתאפשר למשרד להעתיק את המידע (סעיף 12).
8. ניוד ללא השקעת משאבים משמעותית: הורדת הקבצים, קובץ אחר קובץ, ורשימת הלקוחות, מהלוח, בכל עת, בלי עלות.
9. התחייבות סודיות של Paperbot ושל כל מי שיקבל גישה מטעמו (סעיף 6).
10. Paperbot אינו פוטר את עצמו מאחריות בקשר לפגיעה בסודיות ובאבטחת המידע; ראו סעיף 15.
11. הודעה מיידית על כל דרישה או צו הנוגעים למידע של המשרד (סעיף 10).

5. אמצעי אבטחה

1. הרשאות וגישה (תקנה 8): גישה לנתוני הייצור יש למפעיל השירות בלבד; אין עובדים ואין קבלני משנה עם גישה. רשימת ההרשאות נבדקת אחת לרבעון. משתמשי המשרד נכנסים במייל וסיסמה (8 תווים לפחות כשבוחרים אותה; סיסמה זמנית שנשלחת בפתיחת חשבון על ידי Paperbot היא 12 תווים אקראיים ומוחלפת בכל עת), או בקישור חד־פעמי למייל. המשרד בוחר בהגדרות האבטחה שלו קוד כניסה ב־SMS לנייד של המשתמש (תקנה 14(ג)), החלפת סיסמה כל חצי שנה (תקנה 9(ב)) וזמן לניתוק אחרי חוסר פעילות; במשרד שבו 10 משתמשים ומעלה, הקוד והחלפת הסיסמה פעילים תמיד. המשרד מנהל את המשתמשים שלו ומסיר משתמש שעזב.
2. הפרדה בין לקוחות: כל שורה במסד הנתונים משויכת למשרד, וההפרדה נאכפת במסד הנתונים עצמו (Row Level Security) בקריאה, ובקוד השרת בכתיבה ובדף ההעלאה.
3. הצפנה (תקנה 14): בהעברה (TLS, HSTS) ובאחסון אצל ספק התשתית. קישורי הורדה חתומים ופגים בתוך 5 דקות. הקישור האישי של הלקוח נגזר במפתח סודי שנמצא רק בשרת; לבדיקתו נשמר תקציר חד־כיווני, והקישור עצמו נשמר בנוסח ההודעות שנשלחו.
4. סודות (תקנה 9): מפתחות וסיסמאות מוחזקים רק במנגנון הסודות של ספקי התשתית, לא בקוד ולא בקבצים. בדיקה אוטומטית, שמפעיל השירות מריץ לפני כל פריסה, מוודאת שרכיב שרץ בדפדפן אינו יכול להגיע אליהם.
5. תיעוד (תקנה 10): כל שליחה, העלאה, החלפה ומחיקה, כל צפייה (גם בתמונה מוקטנת) והורדה של מסמך מהלוח, הפסקת תזכורות והשהיה נרשמות עם מועד ומבצע, ברשומה שהקוד אינו משנה, מלבד מחיקה של טקסט שמקורו בלקוח כשהלקוח או המשרד נמחקים. רישום של צפייה או הורדה שנכשל מתריע למפעיל השירות. הרשומות נשמרות 24 חודשים ואז נמחקות. כל כניסה וכל ניסיון כניסה של משתמשי המשרד, הוספה והסרה של עובד, שינוי תפקיד ושינוי המספר לקוד הכניסה, וכל גישה של מפעיל השירות דרך דף הניהול, נרשמים ביומן כניסות שמסד הנתונים מסרב לשנות, שנבדק בכל לילה ושנסקר כולו, על כל המשרדים, פעם בחודש. רשומות האבטחה מגובות בכל לילה, בלי תוכן שמקורו בלקוחות, והגיבוי נמחק אחרי 24 חודשים (תקנות 17 ו־18).
6. אירועי אבטחה (תקנה 11): כל אירוע או חשד מתועד; סקירה שנתית של האירועים, והתאמת הנהלים.
7. מדיה ניידת ומכשירים (תקנה 12): אין העתקה של נתוני ייצור למחשבים אישיים או למדיה ניידת.
8. הגבלת קצב על כל דף ציבורי, כשהמגבלה נשמרת במסד הנתונים ובעת תקלה נועלת ולא פותחת; בדיקת חתימה על כל קריאה חוזרת מספקי ההודעות.
9. בדיקות (תקנות 5 ו־16): בדיקה אוטומטית של המבנה, שמפעיל השירות מריץ לפני כל פריסה; סקר סיכונים ובדיקת חדירות חיצונית לפני שהשירות מגיע ל־25 משרדים, ואחת ל־18 חודשים לאחר מכן; ביקורת אבטחה אחת ל־24 חודשים על ידי מי שאינו מפעיל השירות.
10. מה עדיין לא נעשה ומועדו, בשקיפות: אבטחת מידע, הפרק האחרון.

6. אנשים בעלי גישה וסודיות

נכון להיום איש מלבד מפעיל השירות אינו ניגש לנתוני הייצור. כל אדם שיקבל גישה בעתיד יחתום על התחייבות סודיות לפני הגישה, יקבל הדרכה, וגישתו תיגרע מיד עם סיום תפקידו. ההתחייבות לסודיות נמשכת גם אחרי סיום ההסכם.

7. ספקי משנה

1. Paperbot משתמש בספקי המשנה המפורטים בדף ספקי משנה, עם תיאור מה כל אחד רואה, מיקומו והבסיס להעברת המידע אליו. כל ספק מחויב בהסכם עיבוד ובחובות סודיות ואבטחה שאינן פחותות מאלה שבנספח זה. החריג היחיד, תיבת הדואר של מפעיל השירות, מפורט באותו דף, והמערכת אינה שולחת אליה מסמכים או פרטי קשר של לקוחות.
2. הוספה או החלפה של ספק משנה תוצג בדף ותישלח למשרד בכתב 30 יום מראש. משרד המתנגד רשאי לסיים את ההתקשרות עד מועד הכניסה לתוקף, בלי חיוב נוסף ועם החזר יחסי.
3. ספק שהמשרד עצמו מביא הוא ספק של המשרד, לא של Paperbot. כך גם הוואטסאפ שבטלפון של המשרד: הודעת וואטסאפ ללקוח נשלחת משם על ידי המשרד, ו־Paperbot רק מכין לה את הנוסח והקישור.

8. העברה מחוץ לישראל

המסמכים ומסד הנתונים מאוחסנים באיחוד האירופי (פרנקפורט, גרמניה). ההעברה נשענת על תקנה 2(8) לתקנות העברת מידע אל מאגרי מידע שמחוץ לגבולות המדינה, התשס"א־2001 (מדינה שחל עליה דין האיחוד האירופי), ועל התחייבות בכתב של כל ספק לפי תקנה 3. ספק המצוי מחוץ לאיחוד האירופי (למשל Resend, שדרכו עוברות הודעות המייל) מקבל רק את מה שדרוש למסירת ההודעה, לעולם לא מסמכים, על בסיס הסכם עיבוד המטיל עליו חובות דומות לדין הישראלי (תקנה 2(4)). Paperbot אינו מערכת ניהול הפנקסים של המשרד, ולכן הוראת ניהול הפנקסים בדבר שמירת גיבוי בישראל אינה חלה עליו; המשרד שומר את העותק שלו.

9. אירוע אבטחה

1. Paperbot יודיע למשרד בלי דיחוי ולא יאוחר מ־24 שעות מרגע שנודע לו על אירוע אבטחה חמור הנוגע למידע של המשרד: מה ידוע על היקף האירוע, אילו נתונים ושל מי נחשפו, מה נעשה לבלימה, לצמצום ולתיקון, ומה עוד נדרש. ההודעה מתעדכנת ככל שמתבררים פרטים.
2. Paperbot מדווח לרשות להגנת הפרטיות כמחזיק, כנדרש בתקנה 11(ד), ומסייע למשרד בדיווח שלו כבעל השליטה ובהודעה לנושאי המידע אם תידרש. המידע הנחוץ לכך נמסר למשרד בכתב.
3. כל אירוע, גם כזה שהסתבר כשווא, מתועד: מועד הגילוי, מה קרה, מה נעשה, ומה השתנה בעקבותיו.

10. דרישות של רשויות והליכים משפטיים

אם Paperbot יקבל דרישה של רשות, צו של בית משפט, בקשת עיון או תלונה הנוגעים למידע של המשרד, יודיע למשרד מיד, אלא אם הדין אוסר זאת, ימסור רק את מה שהדין מחייב, ויתעד את המסירה.

11. סיוע למשרד, פניות נושאי מידע ודוח שנתי

1. פנייה של נושא מידע (עיון, תיקון, מחיקה) שמגיעה ל־Paperbot מועברת למשרד בתוך יום עסקים אחד ונרשמת; Paperbot מספק למשרד את המידע השמור על אותו אדם כדי שיוכל לענות בתוך 30 יום כנדרש בתקנות. למחיקה יש למשרד כלי בלוח ("מחיקת הלקוח" בכרטיס הלקוח), שמוחק מיד את פרטי הקשר, הבקשות והקבצים של אותו אדם (גם את עותק הגיבוי של הקבצים) ואת תוכן ההודעות והכתובות שלו, ומוחק מרשומות התיעוד לפי סעיף 5.5 טקסט שמקורו בו; הרשומות עצמן נשמרות. תיקון או מחיקה שהמשרד אישר וביקש מ־Paperbot לבצע מבוצעים בתוך 3 ימי עסקים, ו־Paperbot מאשר למשרד בכתב שבוצעו.
2. Paperbot יסייע למשרד, במידה סבירה וללא תשלום, בהיערכות לאירוע אבטחה, במילוי שאלון ספק, ובמתן כל מידע הדרוש למשרד כדי לעמוד בחובותיו כבעל שליטה, לרבות מסמך הגדרות המאגר של המשרד לפי תקנה 2.
3. דוח שנתי (תקנה 15(ח)): Paperbot ימסור למשרד, אחת לשנה ולפי בקשה, הצהרה בכתב על קיום הנספח הזה: אמצעי האבטחה שבתוקף, רשימת בעלי הגישה, ספקי המשנה, אירועי האבטחה בשנה שחלפה וטיפולם, והבדיקות שנערכו.

12. מחיקה והשבה בסיום

מתי ההתקשרות מסתיימת: ניסיון שהסתיים בלי מסלול, ביום תום הניסיון; מנוי שבוטל, או שהסתיים כי לא שולם (סעיף 6.3 לתנאי השימוש), בתום התקופה האחרונה ששולמה. מסלול פעיל, ומסלול שניתן למשרד בלי תשלום בהסכמה עם Paperbot, אינם מסתיימים מעצמם.

עם הסיום: לפחות 30 יום שבהם המשרד יכול לייצא את הקבצים ואת רשימת הלקוחות (גם אחרי ניסיון או מנוי שהסתיימו בלי מסלול הלוח נשאר נגיש לייצוא, ואפשר לבקש אותו גם בכתב ל־privacy@paperbot.co.il); Paperbot מוחק את כל נתוני המשרד, לרבות הקבצים ועותקי הגיבוי שלהם, תיעוד ההודעות ופרטי הקשר, לכל המאוחר 60 יום מהסיום. עותקי הגיבוי של ספק מסד הנתונים פגים במחזור הגיבוי הרגיל שלו לאחר מכן. אישור מחיקה בכתב נמסר לפי בקשה. נשמרים רק רישומי התשלום ואישורי תנאי השימוש, כנדרש בדין, ורשומות התיעוד לפי סעיף 5.5, שמהן נמחק לפני כן כל טקסט שמקורו בלקוחות, עד תום 24 החודשים שלהן. במהלך ההתקשרות הקבצים נמחקים לפי סעיף 11 לתנאי השימוש (30 או 90 יום אחרי סגירת בקשה, ולכל המאוחר שנה אחרי פתיחתה).

13. ביקורת

המשרד רשאי, אחת לשנה ובהודעה של 14 יום מראש, וכן אחרי אירוע אבטחה, לקבל מ־Paperbot מידע ומסמכים המעידים על קיום הנספח הזה: תיאור אמצעי האבטחה, רשימת ההרשאות, תוצאות בדיקות, ותשובות לשאלון. השירות הוא שירות ענן משותף, ולכן ביקורת בפועל נערכת על התיעוד ועל המערכת בתיאום, בלי לפגוע בסודיות של משרדים אחרים.

14. הצהרות המחזיק

נכון לגרסה זו: Paperbot לא חווה אירוע אבטחה חמור; אינו מחזיק בתקן ISO 27001 או בדוח SOC 2, ואינו מציג את עצמו כמי שמחזיק בהם; ואינו מחזיק בביטוח סייבר. שינוי בכל אחד מאלה יעודכן בדף הזה ובדוח השנתי.

15. אחריות

Paperbot אחראי כלפי המשרד להפרת הנספח הזה ולהפרת חובותיו כמחזיק. תקרת האחריות שבסעיף 16 לתנאי השימוש חלה, למעט על נזק שנגרם בזדון או ברשלנות חמורה, על הפרת חובת הסודיות, ועל חבות שהדין אינו מתיר להגביל. שום דבר בנספח זה אינו פוטר את Paperbot מאחריות לפגיעה בסודיות או באבטחת המידע שנגרמה בשל הפרת התחייבויותיו.

16. ממונה על הגנת הפרטיות

חובת מינוי ממונה על הגנת הפרטיות לפי סעיף 17ב1 לחוק נמדדת אצל מחזיק לפי היקף המידע הרגיש המצטבר אצלו מכל בעלי השליטה, כלומר לפי מספר האנשים, לא לפי מספר המשרדים (עמדת הרשות להגנת הפרטיות בעניין ממונה על הגנת הפרטיות, 2026-07-14). Paperbot סופר בכל לילה את האנשים במאגרים של כל המשרדים יחד: ב־10,000 הוא בוחן את החובה מחדש, ב־30,000 מחליט, וב־60,000 ממנה ממונה (גם ממונה חיצוני), ומעדכן את המשרדים כשימונה ממונה. אין למשרד חובת רישום או הודעה על מאגרו בשל השימוש בשירות, כל עוד המאגר שלו קטן מהספים שבסעיפים 8 ו־8א לחוק.

17. תוקף

הנספח בתוקף כל עוד תנאי השימוש בתוקף, וסעיפים 4, 6, 9, 10, 12 ו־15 ממשיכים לחול גם אחרי הסיום. שינוי בנספח נעשה לפי סעיף 8 לתנאי השימוש (30 יום מראש, זכות סיום).

---

Paperbot מופעל על ידי ניאו זינו · privacy@paperbot.co.il · https://paperbot.co.il