מדיניות פרטיות

גרסה 2026-10-01.3. המסמך הזה הוא ההודעה לפי סעיף 11 לחוק הגנת הפרטיות, התשמ"א־1981. הוא כתוב למי שקיבל הודעה או קישור מ־Paperbot, וגם למשרדים שמשתמשים בשירות (סעיפים 12 ו־13).

1. במה מדובר

המשרד שמטפל בעניינכם (משרד הנהלת חשבונות, רואה חשבון, יועץ מס, עורך דין או משרד אחר) ביקש מסמכים. כדי לבקש אותם ולהזכיר על מה שחסר הוא משתמש ב־Paperbot. ההודעה שהתקבלה נשלחה מטעם המשרד; כשהיא יוצאת ב־SMS או במייל של Paperbot היא אומרת זאת במפורש (במייל: "מטעם משרד כהן, באמצעות Paperbot"; ב־SMS שם השולח הוא Paperbot וההודעה אומרת "מאת" ושם המשרד). הודעת וואטסאפ נשלחת מהטלפון של המשרד עצמו, ו־Paperbot רק מכין לה את הנוסח והקישור; גם אז המסמכים מגיעים לדף העלאה של Paperbot, והדף אומר זאת.

• המשרד הוא בעל השליטה במידע: הוא מחליט אילו מסמכים לבקש, ממי, ומה נעשה בהם. שם המשרד מופיע בהודעה ובראש דף ההעלאה, ופרטי הקשר שלו ידועים לכם מההתקשרות איתו.
• Paperbot (מופעל על ידי ניאו זינו, עוסק פטור, ישראל) הוא מחזיק: שולח את ההודעות, מקבל את הקבצים, שומר אותם ומציג אותם למשרד, הכול לפי הוראות המשרד ולצורך זה בלבד. ל־Paperbot אין זכות במידע ואין לו שימוש משלו בו.

לשאלות על הטיפול בעניינכם פונים למשרד. לשאלות על האחסון, המחיקה והאבטחה אפשר לפנות גם ל־Paperbot: privacy@paperbot.co.il.

2. ההודעה לפי סעיף 11: מה חשוב לדעת לפני שמעלים

1. אין חובה חוקית למסור מסמכים דרך Paperbot. המסירה היא לפי בחירתכם. המשרד עשוי להזדקק למסמכים כדי לטפל בעניינכם, ואפשר תמיד למסור אותם לו בכל דרך אחרת שמקובלת עליו.
2. המטרה: להעביר למשרד את המסמכים שביקש, לצורך השירות המקצועי שהוא נותן לכם, ולהזכיר על מסמך שעדיין חסר.
3. מי מקבל את המידע: המשרד; Paperbot כמחזיק; וספקי המשנה של Paperbot המפורטים בדף ספקי משנה, כל אחד רק לחלק שהוא צריך כדי לבצע את עבודתו (למשל ספק ההודעות רואה את מספר הטלפון או את כתובת המייל ואת נוסח ההודעה, כולל הקישור; המסמכים עצמם אינם נשלחים אליו). המשרד עשוי להעביר את המסמכים הלאה לגופים שהטיפול בעניינכם מחייב, למשל רשות המסים או המוסד לביטוח לאומי, באחריותו ולפי המדיניות שלו. מי שמחזיק בקישור רואה את שמות הקבצים שהועלו דרכו ואינו יכול לפתוח אותם, כמפורט בסעיף 4.
4. מה קורה אם לא מעלים: אין חובה חוקית למסור את המסמכים. בלעדיהם ייתכן שהמשרד לא יוכל להשלים את הטיפול בעניינכם, או שיבקש אותם בדרך אחרת. Paperbot עצמו רק שולח תזכורות מוגבלות (סעיף 7), שאפשר להפסיק בכל רגע (סעיף 8).
5. הזכויות שלכם: עיון במידע שנשמר עליכם, תיקונו ומחיקתו, כמפורט בסעיף 9.

3. מה נשמר

מה לא נשמר: שיחות. ל־Paperbot אין מספר וואטסאפ, והוא אינו רואה את שיחת הוואטסאפ בינכם לבין המשרד. תשובה למייל מגיעה לכתובת שהמשרד הגדיר לתשובות ואינה נשמרת אצל Paperbot, ולהודעת SMS אי אפשר להשיב. מסמכים מגיעים ל־Paperbot רק דרך הקישור. דף ההעלאה אינו משתמש בעוגיות, אינו מפעיל כלי מדידה או פרסום, ואינו טוען שום רכיב מצד שלישי.

4. איך המסמכים נאספים

רק דרך הקישור האישי שבהודעה. הקישור:

• אישי לכם ולבקשה הזו: קוד של 10 תווים (כ־60 סיביות) שנגזר ממזהה הבקשה במפתח סודי שנמצא רק בשרת;
• מוגבל בקצב הפניות, כך שאי אפשר לנחש קישורים בניסיונות חוזרים;
• נשמר עם רישום ההודעה שנשלחה אליכם, כחלק מנוסחה (סעיף 3);
• תקף עד 90 יום מהשליחה, ומפסיק לעבוד כ־30 דקות אחרי שהמסמך האחרון שנדרש הועלה דרכו, או מיד כשהמשרד מבטל את הבקשה. אם המשרד מוסיף מסמך לבקשה שהושלמה, הקישור חוזר לפעול;
• מתחלף כשהמשרד משנה או מוחק את מספר הטלפון או את כתובת המייל שאליהם נשלח: הקישור הקודם מפסיק לעבוד, וההודעות הבאות נושאות קישור חדש.

אין צורך בהרשמה, בסיסמה או בהתקנה. הקישור משמש להעלאה בלבד: מי שמחזיק בו יכול, כל עוד הקישור פועל, לראות את רשימת המסמכים ואת שמות הקבצים שהועלו, ולהעלות קבצים. הוא אינו יכול לפתוח קובץ שהועלה, להוריד אותו, להחליף אותו או למחוק אותו, ואינו רואה בקשות אחרות. לכן יש להתייחס לקישור כמו לסיסמה ולא להעביר אותו לאחרים.

מי שהעלה קובץ בטעות יכול להסיר אותו בתוך 30 דקות מההעלאה, ורק מהדף הפתוח שממנו הועלה. קובץ שהוסר אינו מוצג עוד למשרד, והמשרד רואה שהוסר קובץ. הקובץ אינו נמחק בהסרה: הוא נמחק במועד המחיקה הרגיל של הבקשה.

5. איפה המידע נשמר

בשרתים באיחוד האירופי, בפרנקפורט, גרמניה: מסד הנתונים ואחסון הקבצים אצל Supabase, והאפליקציה ודף ההעלאה אצל Vercel. ההעברה מישראל לגרמניה מותרת לפי תקנה 2(8) לתקנות העברת מידע אל מאגרי מידע שמחוץ לגבולות המדינה, התשס"א־2001 (מדינה שחל עליה דין האיחוד האירופי), ובכפוף להתחייבות בכתב של כל ספק. שליחת מייל עוברת דרך Resend (ארה"ב) ושליחת SMS דרך 019 SMS (ישראל); הבסיס להעברה לכל ספק מפורט בדף ספקי משנה. הודעת וואטסאפ נשלחת מהטלפון של המשרד, לא דרך Paperbot. המסמכים עצמם נשמרים רק באיחוד האירופי ואינם נשלחים לשום ספק הודעות.

6. כמה זמן

המשרד יכול להוריד את הקבצים בכל עת לפני מחיקתם; אחרי ניסיון או מנוי שהסתיימו בלי מסלול, הלוח והקבצים נשארים נגישים להורדה עד למחיקה, ואפשר גם לבקש אותם בכתב ל־privacy@paperbot.co.il. Paperbot אינו מערכת לניהול ספרים ואינו הארכיון של המשרד; המשרד שומר את העותק שלו לפי חובותיו בדין.

7. הודעות: מה נשלח ומתי

ההודעות הן הודעות שירות בעניין הטיפול בכם: בקשה למסמכים ותזכורות על מה שעדיין חסר. הן אינן פרסומת, אינן מציעות דבר, ואין בהן תוכן שיווקי. הכמות מוגבלת בקוד: לכל היותר תזכורת אחת ביום, רק בימי עסקים (ראשון עד חמישי, לא בחגים ובערבי חג), במרווח שהמשרד בחר (כל יום עסקים, כל יומיים או כל שבוע), ועד מספר מוגבל של תזכורות לבקשה (ברירת המחדל 5, לכל היותר 8). אחרי המכסה המערכת מפסיקה מעצמה ומסמנת למשרד שכדאי להתקשר.

8. להפסיק הודעות

בכל רגע, בלי הסבר, בלי עלות: קישור "הפסקת תזכורות" בסוף כל מייל (וגם דרך "בטל הרשמה" של תוכנת הדואר), הקישור שאחרי המילה "להסרה" בסוף כל הודעת SMS, והכפתור "הפסקת תזכורות" בתחתית דף ההעלאה שאליו מוביל הקישור שבכל הודעה. הודעת SMS קצרה (עד 201 תווים) ומכילה רק פנייה בשם הפרטי, שורה שאומרת שנשלחה בקשה למסמכים (או, בתזכורת, שעדיין חסרים מסמכים), את נושא הבקשה כשהמשרד כתב נושא (למשל "דוח שנתי 2025"), את שם המשרד, הוראה אחת, הקישור לדף ההעלאה והקישור להסרה. הודעת וואטסאפ נשלחת מהטלפון של המשרד, וההפסקה בה היא בכפתור שבתחתית דף ההעלאה, לחיצה אחת מהקישור. הקישורים מובילים לדף הפסקה של Paperbot: בלי הרשמה ובלי להקליד מספר טלפון, בוחרים אם להפסיק רק את התזכורות על הבקשה הזו או את כל ההודעות מ־Paperbot, ולוחצים "אישור". פתיחת הדף לבדה אינה מפסיקה דבר. הקישורים והכפתור עובדים גם אחרי שהקישור לדף ההעלאה פג. תזכורות אינן נשלחות בוואטסאפ: אחרי SMS או וואטסאפ הן מגיעות ב־SMS, ואחרי מייל במייל. הודעה שכותבים בתגובה אינה מפסיקה דבר, גם אם כתוב בה "הסר": רק לחיצה על הכפתור או על הקישור.

ההפסקה נרשמת מיד: התזכורות על הבקשה שפתוחה באותו רגע נעצרות. אפשר להמשיך להעלות מסמכים גם אחרי ההפסקה. ההפסקה חלה על אותה בקשה: אם המשרד ישלח בהמשך בקשה חדשה ונפרדת, היא תגיע בהודעה משלה, ושוב עם אפשרות להפסיק. המשרד התחייב לא לשלוח בקשה חדשה רק כדי לעקוף הפסקה.

להפסיק לגמרי. בדף ההפסקה זו האפשרות השנייה, ובדף ההעלאה, אחרי שהתזכורות הופסקו, מופיע באותו מקום גם "להפסיק לגמרי הודעות מ־Paperbot". מי שבוחר בזה לא יקבל עוד הודעות דרך Paperbot, מאף משרד, לפרטים שאליהם הגיעו ההודעות (טלפון, מייל או שניהם), וגם בקשה חדשה לא תגיע אליהם. הפרטים האלה נרשמים ברשימת חסימה כדי שהבחירה תכובד (סעיף 3). משרד עדיין יכול לפנות בעצמו, מהטלפון או מהמייל שלו. לחסימה של פרט אחר, או אם הלחיצה לא הצליחה, אפשר לכתוב ל־privacy@paperbot.co.il, והבקשה תטופל בתוך יום עסקים אחד.

9. הזכויות שלכם

לפי סעיפים 13 ו־14 לחוק הגנת הפרטיות מגיעה לכם זכות לעיין במידע שנשמר עליכם, לבקש לתקן מידע שאינו נכון, שלם או מעודכן, ולבקש למחוק אותו. הפנייה היא למשרד, כי הוא בעל השליטה במידע והוא מחליט מה נשמר. אפשר לפנות גם ל־Paperbot ב־privacy@paperbot.co.il: הפנייה תועבר למשרד בתוך יום עסקים אחד, נודיע לכם שהועברה, ונספק למשרד את המידע והכלים כדי לענות. לפי תקנות הגנת הפרטיות (תנאים לעיון במידע), המענה ניתן בתוך 30 יום. משרד שמסרב לבקשה צריך לומר לכם למה. (משתמשי המשרד עצמם פונים ישירות ל־Paperbot, כמפורט בסעיף 12.)

המשרד יכול למחוק לקוח בעצמו, מהלוח: הפרטים, הבקשות והקבצים נמחקים מיד, וגם עותק הגיבוי של הקבצים, ומתיעוד ההודעות נמחקים התוכן והכתובת. ביומן הפעולות נשאר הרישום של מה שנעשה ומתי, כנדרש בתקנות אבטחת המידע, אבל טקסט שמקורו בכם נמחק ממנו. עותקי הגיבוי של ספק מסד הנתונים פגים במחזור הגיבוי הרגיל שלו. מי שביקש לא לקבל הודעות מ־Paperbot נשאר חסום גם אחרי המחיקה, כדי שהבחירה תמשיך להתקיים.

אפשר להתלונן לרשות להגנת הפרטיות במשרד המשפטים, דרך אתר gov.il.

10. אבטחה

הצפנה בהעברה ובאחסון; הפרדה מלאה בין משרדים במסד הנתונים; קישורי הורדה חתומים שפגים בתוך דקות; גישה לנתוני הייצור מוגבלת למפעיל השירות בלבד, בלי עובדים ובלי קבלני משנה; תיעוד של כל שליחה, העלאה ומחיקה, ושל כל צפייה (גם בתמונה מוקטנת) והורדה מהלוח של המשרד. הפירוט המלא, כולל מה שעדיין לא נעשה: אבטחת מידע.

אין בינה מלאכותית: המסמכים אינם נשלחים לשום מודל ואינם מנותחים. בשירות הם מוצגים רק למשרד שלכם; למפעיל השירות יש גישה טכנית לאחסון, לתפעול ולשחזור בלבד.

אם יתרחש אירוע אבטחה שנוגע למידע שלכם, Paperbot יודיע למשרד בתוך 24 שעות מרגע שנודע לו, ידווח לרשות להגנת הפרטיות כנדרש בתקנות, והמשרד יודיע לכם לפי חובתו בדין.

11. מחוץ לישראל, וקטינים

השירות מיועד למשרדים בישראל ומופעל לפי דיני הגנת הפרטיות בישראל. מי שנמצא מחוץ לישראל ומקבל בקשה ממשרד ישראלי: המשרד שביקש את המסמכים הוא האחראי על המידע ועל הזכויות לפי הדין החל. השירות אינו מיועד לקטינים; משרד שמטפל בעניינו של קטין פונה להורה או לאפוטרופוס.

12. למשרדים המשתמשים בשירות

המשרד הוא בעל השליטה במידע על לקוחותיו ו־Paperbot מחזיק מטעמו. תנאי העיבוד, אמצעי האבטחה, ספקי המשנה, ההודעה על אירוע אבטחה והמחיקה בסיום ההתקשרות מפורטים בהסכם עיבוד המידע, שהוא חלק מתנאי השימוש.

משתמשי המשרד. על המידע על משתמשי המשרד עצמם Paperbot הוא בעל השליטה, והוא משתמש בו רק כדי לנהל את החשבון, לאפשר כניסה מאובטחת, לחייב ולתת תמיכה. נשמרים: כתובת מייל, שם תצוגה, תפקיד, מספר נייד לקוד הכניסה (כשהמשרד מפעיל אותו), מי הזמין ומתי, מועד הכניסה הראשונה, אישור תנאי השימוש (גרסה, מועד, המשתמש שאישר, תקציר של כתובת הרשת וסוג הדפדפן), וסיסמה בצורה מגובבת בלבד. כל כניסה וכל ניסיון כניסה נרשמים ביומן כניסות, כנדרש בתקנה 10 לתקנות אבטחת המידע: מי, מתי, באיזו דרך (סיסמה, קישור במייל, קוד SMS), והאם הכניסה אושרה או נדחתה, עם תקציר חד־כיווני של כתובת הרשת שמחושב במפתח סודי שנמצא רק בשרת. גם הוספה והסרה של עובד, שינוי תפקיד ושינוי המספר לקוד הכניסה נרשמים ביומן. היומן אינו ניתן לשינוי ונשמר 24 חודשים לפחות. מסירת הפרטים האלה היא מרצון; בלעדיהם לא ניתן לפתוח חשבון או להצטרף למשרד. הם נשמרים אצל ספקי המשנה המפורטים בספקי משנה (Supabase, Vercel, Resend, Sentry; המספר הנייד גם אצל 019 SMS, שדרכה נשלח הקוד) ולא נמסרים לאף גורם אחר.

פידבק. הודעה שנשלחת מהכפתור "פידבק" שבלוח נשמרת אצל Paperbot יחד עם שם הכותב, כתובת המייל שלו, המשרד והמסלול, ונשלחת במייל לתיבת הדואר של מפעיל השירות (Google), כדי לקרוא אותה ולהשיב. כדאי לא לכתוב בה פרטים של לקוחות.

הזכויות של משתמשי המשרד. משתמש משרד רשאי לעיין במידע שנשמר עליו, לבקש לתקן אותו ולבקש למחוק אותו, בפנייה ישירה ל־privacy@paperbot.co.il. המענה ניתן בתוך 30 יום. מחיקה של משתמש מסיימת את הגישה שלו; רישומים שהדין מחייב לשמור (יומן הכניסות, אישור תנאי השימוש ורישומי התשלום) נשמרים גם אז.

תשלום: כשהמשרד בוחר מסלול, פרטי הכרטיס מוזנים בדף התשלום של טרנזילה, ספק הסליקה, ונשמרים אצלה בלבד. Paperbot שומר את ארבע הספרות האחרונות, את התוקף ואת מזהה החיוב שמסרה טרנזילה, כדי להציג אותם ולחייב במועד, ואת רשימת התשלומים (מועד, סכום, עבור מה). רישומי התשלום נשמרים כנדרש בדין לגבי מסמכי חשבונאות, גם אחרי סיום ההתקשרות. טרנזילה אינה מקבלת מידע על לקוחות המשרד.

בטופס פתיחת החשבון פועלת בדיקה של Cloudflare (Turnstile) שמוודאת שהטופס מולא בדפדפן אמיתי ולא בידי תוכנה. לשם כך Cloudflare מקבלת את כתובת הרשת ונתונים טכניים של הדפדפן של מי שפותח את החשבון. הבדיקה אינה פועלת בלוח או בדף ההעלאה, ואינה נוגעת ללקוחות המשרד. משרד שפתח חשבון בעצמו מקבל מייל לאישור הכתובת, ועד האישור לא נשלחות ממנו הודעות ללקוחות.

עוגיות: הלוח משתמש בעוגיית התחברות אחת (של Supabase Auth) הנחוצה כדי להישאר מחוברים. אין עוגיות מדידה או פרסום. הדפדפן שומר טיוטה של אשף האיסוף במקומי (localStorage) עד השליחה. שגיאות טכניות נאספות ב־Sentry בלי מסמכים ובלי תוכן הודעות: מספרי טלפון, כתובות מייל, כל מספר בן 7 ספרות ומעלה (כמו מספר זהות), גוף הבקשות, עוגיות ואסימונים מוסרים לפני השליחה.

13. שינויים במדיניות

שינוי מהותי מוצג בדף הזה עם מספר גרסה חדש, והמשרדים מקבלים הודעה בכתב 30 יום מראש. הגרסאות הקודמות נשמרות במאגר הקוד של השירות וזמינות לפי בקשה.

---

Paperbot מופעל על ידי ניאו זינו · privacy@paperbot.co.il · https://paperbot.co.il